Création des modèles de réponses pour les sollicitations

1. Introduction

Les modèles (également appelés réponses types ou templates) de sollicitation permettent de standardiser vos échanges sortants avec des tiers ou des partenaires. Ils garantissent une structure cohérente et un gain de temps majeur pour les agents.

2. Accès et Configuration initiale

2.1 Accéder à la gestion des modèles

Cliquez sur "Configuration" → "Échanges" → "Modèles" → “Ajouter un modèle”

2.2 Paramétrage du modèle

Champs obligatoires (marqués d'un astérisque rouge) :

• Clé : Identifiant unique (ex: SOLICIT_01). Indispensable pour la reconnaissance lors des imports.

• Média cible : Sélectionnez le canal de diffusion adéquat.
  Rappel : pour les formulaires Web, choisissez "Emails" comme Média cible.

• Libellé : Nom explicite du modèle (ex: Demande de devis prestataire).

Options supplémentaires :

• Actif : Décochez cette case pour masquer le modèle sans le supprimer.

• Gabarit : Optionnel. Notez que le gabarit configuré au niveau du canal reste prioritaire sur celui du modèle.

• Motifs des demandes : Permet de filtrer les modèles affichés à l’agent en fonction du motif sélectionné.

• Source : Pour une sollicitation, sélectionnez Demandes, puis cochez la case Sollicitations.

4. Rédaction du contenu

Sujet du mail

• Visible par le client dans l'objet de l'email.

• Utilisez les Pick tags (champs de fusion) pour personnaliser l'objet (icône 📌).

Corps du document

• Mettez en forme le texte (police, couleur, taille).

• Éléments insérables :

  • Images (bibliothèque)

  • Liens

  • Pick tags dynamiques

5. Utilisation des Pick tags

Pour personnaliser les emails avec des données clients/demandes :

1. Cliquez sur l'icône 📌 (Pick tags).

2. Sélectionnez dans les menus :

   • Champs réguliers : Infos clients/demandes (ex: Contact > Salutation pour la civilité).

   • Table des users : Données agents (ex: prénom dans la signature).

   • Fonctions : Par exemple, [insertExternalSolicitationLink] vous permettra d’insérer l’historique des échanges dans votre modèle de sollicitation. Vous pouvez insérer le picktag dans un lien afin de lui donner le nom que vous souhaitez.

6. Ajout de pièces jointes

1. Téléversez le fichier dans la bibliothèque de documents.

2. Associez-le au modèle.

7. Finalisation

Cliquez sur "Enregistrer" pour valider la création du modèle.

Conseils Pro :

✔️ Nettoyage du texte : Si vous copiez du texte depuis une source externe, utilisez Ctrl+Maj+V pour éviter de polluer le code HTML du modèle.
✔️ Test : Effectuez toujours un envoi de test pour vérifier que les Pick tags se remplissent correctement.