Gestion des données personnelles (RGPD)

Cette page vous permet :

D’archiver vos contacts, vos demandes et l’historique de vos demandes
D’anonymiser et de supprimer vos contacts
D’anonymiser vos demandes

Vous pouvez faire les actions de façon manuelle pour une période maximale de 1 mois.

Cliquez dans “administration”, “RGPD” et “gestion des données personnelles”

Cliquez sur :

Exporter des contacts et des demandes

Vous pouvez exporter en fichier .CSV quand vous le souhaitez manuellement des contacts et des demandes en choisissant l’intervalle de cet export. Et n’oubliez pas de faire enregistrer.

Cette manipulation peut être faite de façon automatique en choisissant une profondeur proposée ou en la personnalisant :

Par exemple, si vous choisissez une profondeur de 18 mois : cela signifie que les contacts, demandes et historiques des demandes concernées par cet export seront ceux dont la date de dernière demande sera inférieur à J-18 mois.

Supprimer des contacts

Vous pouvez supprimer les contacts manuellement ou automatiquement en choisissant une profondeur ou des intervalles de dates comme pour l’export.

Vous avez la possibilité de générer un fichier .CSV en cochant la case du bas de la page.

Anonymiser des contacts

L'anonymisation est une caractéristique nécessaire à la conformité du RGPD pour vous permettre de supprimer facilement toutes les informations personnelles concernant un contact. Cette action est irréversible et peut se faire manuellement ou automatiquement.

Le but de l'anonymisation est de supprimer du système toutes les informations personnelles liées à un contact. Par conséquent, les implications de l'anonymisation d'un contact sont :

Toutes les données personnelles du contact sont effacées, y compris son nom, son adresse électronique, son numéro de téléphone et son adresse
Tous les liens vers les comptes de médias sociaux sont supprimés
L'image de contact est supprimée
Tout message entrant de ce contact (mail, formulaire web, chat, médias sociaux, e-rep...) est supprimé d'easiware (mais peut toujours être disponible dans des systèmes externes à partir de easiware comme les médias sociaux ou les boîtes aux lettres électroniques non hébergées par easiware)
Tout message sortant vers ce contact est supprimé (mais peut toujours être disponible dans les systèmes externes à partir d'easiware comme les médias sociaux ou les boîtes aux lettres électroniques non hébergées par easiware)
Toutes les pièces jointes aux messages entrants et sortants sont supprimées
Tous les documents joints au contact sont supprimés
Toutes les demandes liées à ce contact sont toujours disponibles, mais le contenu des échanges aura été supprimé. Le motif, les historiques de transferts, les changements de statut et les indicateurs (délais, DMT...) seront toujours disponibles pour du reporting
Le contact lui-même ne sera pas supprimé mais sera renommé en "L_XXX F_XXX" (où XXX est un chiffre) et sera toujours rattaché à ses demandes (elles-mêmes anonymisées)

Anonymiser des demandes

De la même manière que les contacts vous pouvez anonymiser les demandes clients et cette action est irréversible.

N’oubliez pas une fois que vous avez cliqué sur le bouton “enregistrer” et d’aller sur le bouton “autre action” et de valider l’action. Vous obtenez ceci :

Vous pouvez si vous le souhaitez, supprimer les fichiers d’archives en cliquant sur la croix rouge.

Cela veut dire que tous les échanges de la demande seront anonymisés mais qu’il restera Le motif, les historiques de transferts, les changements de statut et les indicateurs (délais, DMT... pour du reporting.

L’anonymisation des demandes laissent le contact visible, donc vous pouvez sur la fiche contact retrouver vos demandes anonymisées :

Vos archivages sont visibles sur la page de la gestion des données personnelles avec le statut, la date de l’action et le type de l’action :