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Gestion des données personnelles (RGPD)
Introduction
Cette page vous permet de gérer les données personnelles de vos contacts afin de respecter le RGPD.
Vous pouvez notamment archiver, anonymiser ou supprimer des contacts et des demandes, ainsi que l’historique associé.
Vous pouvez :
Archiver vos contacts, vos demandes et l’historique de vos demandes
Anonymiser et supprimer vos contacts
Anonymiser vos demandes
Important : certaines actions (notamment l’anonymisation) sont irréversibles. Veillez à bien vérifier vos sélections avant de valider.
1. Accéder à la fonctionnalité
Pour accéder à cette interface, suivez le chemin suivant :
Cliquez sur Administration → RGPD → Gestion des données personnelles.
Vous arriverez sur la page de gestion des données personnelles, depuis laquelle vous pourrez :
Exporter des contacts et des demandes
Supprimer des contacts
Anonymiser des contacts
Anonymiser des demandes
👉 Vous pouvez effectuer ces actions manuellement ou automatiquement pour une période maximale de 1 mois.
2. Exporter des contacts et des demandes
Exporter des contacts et des demandes
Vous pouvez exporter en fichier .CSV, à tout moment manuellement, des contacts et des demandes en choisissant l’intervalle de dates de cet export.
Une fois vos paramètres définis, n’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer.
Cette manipulation peut également être faite de façon automatique, en choisissant :
Une profondeur proposée, ou
Une profondeur personnalisée.
Par exemple:
Si vous choisissez une profondeur de 18 mois, cela signifie que les contacts, demandes et historiques des demandes concernés par cet export seront ceux dont la date de dernière demande est inférieure à J‑18 mois.
3. Supprimer des contacts
Supprimer des contacts
Vous pouvez supprimer des contacts :
Manuellement,
Automatiquement, en choisissant une profondeur ou des intervalles de dates, comme pour l’export.
Vous avez également la possibilité de générer un fichier .CSV en cochant la case située en bas de la page.
Important : la suppression d’un contact entraîne la suppression définitive de ses données (selon la configuration). Assurez-vous d’avoir exporté les informations nécessaires avant de lancer la suppression.
4. Anonymiser des contacts
Anonymiser des contacts
L’anonymisation est une fonctionnalité essentielle pour la conformité au RGPD. Elle vous permet de supprimer facilement toutes les informations personnelles concernant un contact.
Cette action est irréversible et peut se faire manuellement ou automatiquement.
Le but de l’anonymisation est de retirer du système toutes les informations personnelles liées à un contact.
Les implications de l’anonymisation d’un contact sont les suivantes :
Toutes les données personnelles du contact sont effacées (nom, adresse e‑mail, numéro de téléphone, adresse postale, etc.).
Tous les liens vers les comptes de médias sociaux sont supprimés.
L’image de contact est supprimée.
Tout message entrant de ce contact (mail, formulaire web, chat, médias sociaux, e‑rep, etc.) est supprimé d’easiware.
(mais peut continuer d’exister dans des systèmes externes connectés à easiware, comme les médias sociaux ou les boîtes mail non hébergées par easiware).Tout message sortant vers ce contact est supprimé.
(mais peut toujours être disponible dans les systèmes externes, comme les médias sociaux ou les boîtes mail non hébergées par easiware).Toutes les pièces jointes aux messages entrants et sortants sont supprimées.
Tous les documents joints au contact sont supprimés.
Toutes les demandes liées à ce contact restent disponibles, mais le contenu des échanges aura été supprimé.
Le motif, les historiques de transferts, les changements de statut et les indicateurs (délais, DMT...) restent disponibles pour le reporting.
Le contact lui‑même n’est pas supprimé, mais sera renommé en "L_XXX F_XXX" (où XXX est un chiffre) et restera rattaché à ses demandes (elles‑mêmes anonymisées).
Important : une fois un contact anonymisé, il est impossible de restaurer ses données personnelles ou le contenu des échanges.
5. Anonymiser des demandes
Anonymiser des demandes
De la même manière que pour les contacts, vous pouvez anonymiser les demandes clients.
Cette action est également irréversible.
Lorsque vous paramétrez une anonymisation de demandes :
Configurez vos critères (dates, profondeur, etc.).
Cliquez sur le bouton Enregistrer.
Rendez‑vous ensuite sur le bouton Autre action et validez l’action.
Une fois l’action lancée et validée, vous obtenez un récapitulatif de l’opération.
Vous pouvez, si vous le souhaitez, supprimer les fichiers d’archives créés lors de cette opération en cliquant sur la croix rouge.
Conséquences de l’anonymisation des demandes :
Tous les échanges de la demande seront anonymisés.
Il restera cependant :
Le motif,
Les historiques de transferts,
Les changements de statut,
Et les indicateurs (délais, DMT...) pour du reporting.
L’anonymisation des demandes laisse le contact visible.
Vous pouvez donc, depuis la fiche contact, retrouver vos demandes anonymisées.
6. Finalisation
Une fois vos paramètres et filtres correctement renseignés pour chaque action (export, suppression, anonymisation) :
Cliquez sur Enregistrer :
L’action est prise en compte et sera exécutée selon les paramètres définis (immédiatement ou automatiquement selon la configuration).
Cliquez sur Annuler :
Les modifications en cours ne sont pas prises en compte et aucun traitement ne sera lancé.
Astuce : avant de valider une opération d’anonymisation ou de suppression, effectuez d’abord un export .CSV pour conserver, si nécessaire, une trace hors d’easiware (dans le respect de votre politique interne de conservation des données).
7. Suivi et historique
Vos archivages et actions sont visibles sur la page de Gestion des données personnelles, avec pour chaque ligne :
Le statut
La date de l’action
Le type d’action (export, suppression, anonymisation, etc.)
Vous pouvez ainsi vérifier que les opérations ont bien été lancées et terminées.
Éléments de suivi :
Statut : indique l’état de l’action (en cours, terminé, échoué…).
Action : précise la nature de l’opération (export, anonymisation de contacts, anonymisation de demandes, suppression de contacts, etc.).