Comment libérer de l'espace de stockage - Guide de suppression des demandes

Nous vous présentons ci-dessous les deux manières possibles de libérer de l’espace de stockage de votre solution.

1 : Conserver les demandes et supprimer les pièces jointes

La première méthode consiste à supprimer uniquement les pièces jointes des demandes, tout en conservant les demandes elles-mêmes.

Cette option est recommandée lorsque vous souhaitez préserver l'historique des interactions.

Veuillez noter que cette opération nécessite l'intervention de notre équipe ou votre intégrateur. Vous pouvez vous rapprocher de votre CSM ou créer une demande sur notre portail directement.

2 : Anonymisation des Demandes via la Fonction RGPD (autonome)

La deuxième méthode propose d'utiliser la fonctionnalité RGPD pour anonymiser les demandes et supprimer automatiquement les pièces jointes tout en préservant l'intégrité des données. Vos demandes seront toujours présentes avec leurs dates de création, motif, priorité… mais leur contenu vidé.

Étapes à suivre :

1. Accédez à la section "RGPD" dans le menu Administration.

   

2. Cliquer sur ajouter un archivage, ajouter vos dates et sélectionner dans le menu déroulant archiver les demandes.

3. Cliquez sur les 3 petits point à côté l’archivage que vous venez de créer puis cliquer sur exécuter l’action et valider.

Cette méthode offre une solution rapide à la suppression des pièces jointes tout en garantissant aussi la conformité aux normes de protection des données.

Il est aussi possible de rendre cette action automatique en sélection dans le menu déroulant “Automatique”. Vous devez ensuite choisir une profondeur.

Ex : profondeur 18 mois, seront concernées les demandes clôturées (ainsi que toutes les données liées) dont la date de dernière modification est inférieure à J-18 mois.

Lorsqu'une anonymisation de données est effectuée, seul le contenu est “vidé” ce qui signifie que les informations qui ne permettent pas d’identifier un contact resteront toujours visibles dans vos rapports (numéro de la demande, date, statut, canal motif…) En revanche, lorsqu'une suppression est effectuée, aucune donnée ne subsistera dans la solution ni dans les rapports.

Voici ci-dessous un exemple d’une demande anonymiser.

Si toutefois vous rencontrez une anomalie, vous pouvez contacter votre Support easiware ou le partenaire intégrateur en charge de votre compte.